Neues Fördermitglied Scrive: Weniger Papier, mehr Zeit
Wie Wohnungsunternehmen und -genossenschaften ihre Vertragsprozesse zukunftsfest machen
Fachkräftemangel, steigende Kosten, wachsende Pflichten: Wohnungsunternehmen und -genossenschaften müssen mit weniger Personal mehr leisten. Ein oft unterschätzter Hebel liegt in den eigenen Vertragsprozessen.
Mehr Aufgaben, weniger Hände
Die Liste der Herausforderungen ist lang. Erfahrene Mitarbeitende gehen in den Ruhestand und mit ihnen viel Wissen, das bislang vor allem in den Köpfen steckt. Nachwuchs zu finden, wird schwieriger, gerade im Wettbewerb mit anderen Branchen. Gleichzeitig wachsen die Anforderungen: Die Energiewende im Bestand, neue gesetzliche Pflichten und steigende Dokumentationspflichten binden Kapazitäten.
Hinzu kommt der Kostendruck. Die Baukosten sind seit 2019 um mehr als 50 Prozent gestiegen, während Förderprogramme gekürzt werden. Jede Arbeitsstunde und jeder Euro, die in Verwaltungsaufwand fließen, fehlen an anderer Stelle, bei der Betreuung von Mieterinnen, Mietern und Mitgliedern, bei der Quartiersentwicklung und bei der Modernisierung der Bestände.
Prozesse automatisieren
Mehr Personal wird diese Lücke kurzfristig nicht schließen, denn der Arbeitsmarkt gibt es schlicht nicht her. Umso wichtiger ist es, die vorhandene Arbeitszeit dort einzusetzen, wo sie wirklich gebraucht wird. Für Wohnungsunternehmen und -genossenschaften gilt dasselbe Prinzip: wiederkehrende Abläufe standardisieren, Daten nur einmal erfassen, Übergaben zwischen Systemen und Personen reduzieren. Das muss kein IT-Großprojekt sein. Oft reicht es, mit einem klar abgegrenzten Prozess zu beginnen – die Vertragsprozesse sind dafür ein besonders guter Kandidat.
Wo Papier den Prozess noch unterbricht
Mietverträge, Nutzungsverträge, Dienstleistungs- und Handwerkeraufträge, Vollmachten, Protokolle: Verträge prägen den Alltag. Viele Abläufe sind bereits digital: die Wohnung wird online angeboten, Unterlagen werden digital eingereicht, der Vertrag im ERP-System erstellt. Und dann endet der digitale Prozess am Drucker: ausdrucken, unterschreiben, einscannen, per E-Mail oder Post zurück, prüfen, ablegen. Fehlt eine Unterschrift, beginnt die Runde von vorn.
Jeder dieser Schritte kostet nur Minuten. In Summe entstehen aber Stunden – pro Vorgang, pro Woche, pro Mitarbeiterin und Mitarbeiter. Dazu kommen Porto, Druck, Archivflächen und das Nachfassen bei fehlenden Unterlagen. Naheliegend wäre, die Unterschrift einfach zu digitalisieren. Doch bevor es losgeht, stellt sich die Frage nach der rechtlichen Zulässigkeit.
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Was ist rechtlich möglich?
Darf dieser Vertrag überhaupt elektronisch unterschrieben werden? Die eIDAS-Verordnung unterscheidet drei Stufen: die einfache, die fortgeschrittene und die qualifizierte elektronische Signatur (QES). Nur die QES ersetzt die gesetzliche Schriftform, etwa bei bestimmten befristeten Mietverträgen. Grundstückskaufverträge müssen weiterhin notariell beurkundet werden. Für einen Großteil des Alltags, von unbefristeten Mietverträgen über Übergabeprotokolle bis zu Handwerkeraufträgen, reicht in der Regel eine fortgeschrittene oder einfache Signatur.
Rechtssicherheit bleibt trotzdem wichtig: Im Streitfall zählt, wer wann welches Dokument unterzeichnet hat und dass es danach nicht verändert wurde. Eine gute Lösung deckt daher alle Signaturniveaus ab, jeweils mit lückenlosem Prüfprotokoll.
Digitalisierung, die sich an der Bestands-IT orientiert
Ist die rechtliche Frage geklärt, geht es an die Umsetzung. Dabei bedeutet Digitalisierung in der Regel nicht, etablierte Systeme zu ersetzen. Es geht vielmehr darum, neue Funktionen mit den Systemen zu verbinden, die bereits heute das operative Geschäft tragen. Der Einstieg kann klein sein: mit der elektronischen Signatur über ein Online-Portal, ganz ohne Integration. Wer weiter gehen möchte, bindet die Signatur direkt in bestehende Systeme ein, ergänzt digitale Formulare und Identitätsprüfung und verwaltet Verträge auch nach der Unterschrift digital, etwa mit Tools für das intelligente Vertragsmanagement, um keine Fristen mehr zu verpassen.
Für Mieterinnen, Mieter und Mitglieder bedeutet das einen einfachen Ablauf: Vertrag digital erhalten, auf dem Smartphone oder Laptop prüfen und ortsunabhängig unterschreiben. Für die Mitarbeitenden entfallen manuelle Übergaben, Nachfassen und Ablage.
Auch der Markt bewegt sich: Zahlreiche PropTech-Anbieter, aber auch Hersteller von ERP- und CRM-Systemen suchen derzeit aktiv nach Lösungen für die digitale Vertragsunterzeichnung.
Sicherheit und europäische Compliance
Wer Vertragsprozesse digitalisiert, vertraut einem Anbieter sensible Daten an. Mietverträge enthalten personenbezogene und finanzielle Informationen. Sicherheit, Datenschutz und rechtliche Verbindlichkeit sind daher zentrale Anforderungen.
Fazit
Fachkräftemangel und Kostendruck werden Wohnungsunternehmen und -genossenschaften noch lange begleiten. Digitale Vertragsprozesse lösen diese Probleme nicht allein, aber sie schaffen Freiräume: weniger Papier, weniger Nachfassen, mehr Zeit für die Menschen, die bei ihnen wohnen. Und der Einstieg ist einfacher, als viele denken.
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